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Le traitement d’un signalement nécessite de la part de l’employeur et du lanceur d’alerte le respect d’une procédure et de règles. Choisir Alertcys comme dispositif d’alerte interne vous permet en premier lieu de bénéficier d’une assistance dans le recueil et le traitement des signalements.
De plus, utiliser un service externe, qui garantit la confidentialité des données personnelles, améliore la confiance dans le dispositif d’alerte interne, comparativement par exemple à une adresse email dédiée. Enfin, le service garantit le respect de la confidentialité tout au long de la procédure, ce qui est essentiel pour assurer la conformité au RGPD. Cela offre une tranquillité d’esprit tant pour l’employeur que pour le lanceur d’alerte, renforçant ainsi la crédibilité et l’efficacité du processus de traitement.
Raison n°1 : Traitement d’un signalement avec l’assistance d’un médiateur commissaire de justice
Alertcys met à la disposition des tiers un dispositif de recueil des signalements et permet aux parties de bénéficier de l’assistance d’un médiateur commissaire de justice tout au long de la procédure.
La procédure de traitement du dispositif d’alerte interne Alertcys.io.
Le lanceur d’alerte dépose son signalement sur la plateforme Alertcys.io.
Le service évalue sa recevabilité, et en cas d’acceptation, mandate un commissaire de justice médiateur. Ce professionnel assure le respect de la confidentialité et supervise la procédure, agissant en tant que tiers de confiance.
Le médiateur commissaire de justice transmet le signalement au référent tout en garantissant la confidentialité, et communique avec l’auteur et le référent pour rappeler les règles et délais à respecter.
Les apports du médiateur commissaire de justice dans la procédure
Le médiateur commissaire huissier de justice agit en tant qu’intermédiaire privilégié, supervisant tous les échanges. Son objectif est de restaurer le dialogue et la confiance entre les parties.
Sa mission se termine une fois qu’il a toutes les garanties nécessaires concernant le traitement du signalement.
- Dans le cas d’un signalement déclaré irrecevable par le référent : la mission du médiateur prend fin après avoir informé le lanceur d’alerte de la décision prise par le référent ;
- Dans le cas d’un signalement déclaré recevable : sa mission prendra fin dès lors que lui et le lanceur d’alerte auront connaissance des moyens mis en œuvre pour traiter ce signalement et que le médiateur se sera assuré de l’efficacité des moyens mis en place.
L’intervention du commissaire de justice médiateur permet aux parties :
- d’avoir à leur disposition un professionnel du droit qui va pouvoir leur apporter des conseils et une aide pour la gestion du signalement. Le dispositif d’alerte interne étant un dispositif nouveau, les parties se sentent rassurées de ne pas se retrouver seules mais au contraire épaulées dans cette démarche ;
- d’avoir un garant du respect de la confidentialité du signalement : ce qui va nécessairement rassurer le lanceur d’alerte. C’est une sécurité supplémentaire pour la protection de la confidentialité de l’identité de l’auteur du signalement.
Un plus très apprécié en pratique
Alertcys.io est le seul dispositif de signalement offrant aux parties l’accompagnement d’un tiers professionnel du droit tout au long de la procédure. En cas de signalement, l’auteur peut échanger à tout moment avec le commissaire de justice médiateur, se sentant ainsi soutenu dans une démarche souvent éprouvante. Les référents, bien que fortement impliqués, peuvent se sentir perdus et appréhender des erreurs préjudiciables au traitement du signalement. Le commissaire de justice médiateur les guide et les conseille.
Raison n°2 : Le dispositif d’alerte interne proposé par Alertcys offre plus de garanties qu’une adresse mail dédiée
La loi incite les lanceurs d’alertes à déposer leur signalement
La loi « Waserman« (n°2022-401 du 21 mars 2022) et son décret d’application (n°2022-1284 du 3 octobre 2022) ont modifié la hiérarchisation de la procédure de signalement prévue par la loi Sapin II pour inciter davantage le dépôt de signalements.
Initialement, la loi Sapin II imposait une hiérarchisation en 3 étapes, obligeant le lanceur d’alerte à saisir en interne une personne spécifiée.
Grâce à la loi « Waserman », le lanceur d’alerte peut désormais choisir de saisir en premier lieu soit une personne en interne, soit une autorité administrative ou judiciaire, rendant le processus plus souple et encourageant pour les salariés.
On s’est rendu compte que peu de salariés osaient déposer un signalement du fait de devoir saisir obligatoirement une personne en interne. Ce qui peut laisser penser que les dispositifs mis en place en interne actuellement par les entreprises ne sont pas assez rassurant pour les salariés.
Les inconvénients d’un dispositif d’alerte interne par adresse e-mail dédiée
En effet, beaucoup d’entreprises ont mis en place une adresse mail dédiée au traitement des signalements. Ce système peut être considéré comme permis (même s’il pose des problèmes de confidentialité, de la protection des données personnelles). On peut toutefois comprendre que ce dispositif d’alerte interne et le manque de garanties concernant la confidentialité de sa demande ne rassurent pas l’auteur du signalement. Ce système ne met, de toute évidence, pas en confiance l’auteur du signalement Et paraît moins respectueux du RGPD et des recommandations de la CNIL.
Les entreprises ont toutefois tout intérêt à ce que le traitement des signalements ait lieu en interne. De nombreuses raisons à ceci :
- environnement et confiance des salariés,
- rapidité de réaction face à des situations mettant en danger leur personnel,
- protection de leur image vis-à-vis de l’extérieur.
Elles ont donc intérêt à mettre en place un canal interne sécurisant pour les auteurs d’un signalement et ce afin d’éviter, qu’ils ne privilégient la saisine d’une autorité judiciaire ou administrative.
Un service de traitement d’alerte pour satisfaire les besoins des salariés et de l’entreprise
Pour rassurer ses salariés, elles peuvent notamment leur proposer d’utiliser un service de traitement des signalements. Les avantages d’un service sont les suivants :
- Information et formation sur le traitement des signalements. Elles peuvent avoir lieu hors du cadre de l’entreprise, de la collectivité en amont du dépôt du signalement
- Dépôt du signalement sur une plateforme dédiée
- Accompagnement humain par un médiateur commissaire de justice. Il a pour première mission de rétablir la confiance entre les parties ou tout au moins dans un
- Le salarié se sent rassuré quant au respect de la confidentialité de son signalement. En effet la plateforme doit obligatoirement garantir celle-ci ;
- L’entreprise est informée du signalement et a la possibilité de traiter le signalement avant qu’elle ne soit rendue publique.
C’est quoi un service de traitement d’alerte interne ? C’est une plateforme dédiée accompagnée d’un traitement humain, d’informations et de formations.
Le service Alertcys.io est la solution pour satisfaire à la fois les besoins des salariés et de l’entreprise.
Raison n°3 : Alertcys.io garantit le respect de la confidentialité lors du traitement d’un signalement
Le respect de la confidentialité est une règle qui s’applique au lanceur d’alerte mais également à l’autorité réceptrice du signalement.
Obligation de confidentialité pour le lanceur d’alerte
Le lanceur d’alerte doit prendre toutes les précautions nécessaires à la préservation :
- de la confidentialité de son identité
- de celle des personnes visées
- des faits à l’origine du signalement
Cette obligation de confidentialité perdure à toutes les étapes de la procédure de signalement. Elle concerne tout lanceur d’alerte quel que soit le régime dont il relève. Ce dernier peut s’exposer à une sanction pénale s’il divulgue son identité d’où l’importance de ce point.
Obligation de confidentialité pour l’employeur lors du traitement d’un signalement
L’employeur doit garantir la confidentialité des informations transmises par le signalant. Cette obligation reste valable qu’il ait ou non l’obligation de mettre en place un dispositif interne de signalement.
L’identité du lanceur d’alerte ne peut être divulguée qu’avec son accord.
L’identité du lanceur d’alerte et de la ou les personnes visées ne peuvent être transmises aux autorités compétentes que dans le cadre d’une procédure judiciaire. Mais, même dans ce cas, le consentement de l’auteur du signalement est requis.
Pour être certaine de pouvoir respecter ce principe, l’entreprise a tout intérêt d’externaliser la procédure d’alerte. Cela lui permet de garder le contrôle du traitement du signalement et de respecter la confidentialité du signalement.
Délégation de l’obligation de l’employeur au service Alertcys.io
Le service alertcys.io permet au lanceur d’alerte de s’informer, se former, déposer sa demande en ligne. Si la demande paraît fondée au médiateur, celui-ci la transmet au référent désigné par l’entreprise en garantissant totalement l’anonymat du lanceur d’alerte. Seuls les éléments ne permettant pas d’identifier l’auteur du signalement seront transmis. Le respect de la confidentialité n’incombe plus à l’entreprise mais au service.
Ce dispositif permet donc à l’entreprise de remplir son obligation et de s’assurer que toutes les étapes du processus respectent la confidentialité.
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Liens sources :
- Loi n° 2016-1691 du 9 décembre 2016, dite Loi Sapin 2
- LOI n° 2022-401 du 21 mars 2022 visant à améliorer la protection des lanceurs d’alerte, dite Loi Waserman
- Décret n° 2022-1284 du 3 octobre 2022 relatif aux procédures de recueil et de traitement des signalements
