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Alerte professionnelle : les obligations de confidentialité de l’employeur

La procédure de lancement d’alerte implique des obligations de confidentialité de l’employeur car elle induit le traitement de données personnelles.

Les données traitées lors d’une alerte

Lors d’une alerte, quatre catégories de données vont être traitées :

  • les données personnelles du lanceur d’alerte
  • les données personnelles des témoins
  • les données personnelles des personnes mises en cause
  • les faits.

Les acteurs suivants ont accès à ces données :

  • le lanceur d’alerte ,
  • le référent au sein de l’entreprise ,
  • et dans le cas d’Alertcys l’huissier de justice médiateur.

Quelle obligation de confidentialité de l’employeur ?

Le respect de la confidentialité est une règle qui s’applique au lanceur d’alerte, mais aussi à l’organisation.

Du côté de l’employeur, qu’il soit dans l’obligation de mettre en place ou non un dispositif interne de signalement, il doit garantir la confidentialité des informations transmises par le lanceur d’alerte.

L’identité du lanceur d’alerte ne peut être divulguée qu’avec son accord.

L’identité du lanceur d’alerte et de la ou les personnes visées ne peuvent être transmises aux autorités compétentes que dans le cadre d’une procédure judiciaire. Mais, même dans ce cas, le consentement du lanceur d’alerte est requis pour transmettre son identité dans le cadre d’une procédure judiciaire.

Que cela signifie-t-il concrètement en pratique?

En pratique, si elle est connue de l’organisation, l’identité du lanceur d’alerte ne peut être connue que par la personne qui traite les signalements et uniquement par cette dernière. Puis il lui appartient de veiller à ce que cette confidentialité soit respectée et que rien ne puisse compromettre  l’anonymat du lanceur d’alerte. C’est une responsabilité lourde à gérer et qui peut être source de difficultés pour l’entreprise.

Pour les faits et la personne mise en cause, l’organisation va être le plus souvent dans l’obligation de débuter des investigations internes. Ces investigations peuvent ne pas être faites par le référent, mais par un responsable de service ou une personne dédiée. Pour les besoins évidents, ces personnes ont accès aux faits et à l’identité des personnes mises en cause. 

L’identité du lanceur d’alerte ne doit jamais être communiquée aux personnes en charge des investigations même si le référent en a connaissance.

Il est préférable que le référent ne communique pas aux personnes en charge des investigations l’identité des personnes ayant apporté un témoignage dans le cadre du dépôt de l’alerte, mais indique aux personnes en charge une liste complétée des personnes qu’il pourrait être utile d’interviewer. 

Dans un premier temps, il faut faire toutes les actions nécessaires à la sauvegarde des preuves, pendant ce temps, tous les éléments de l’alerte doivent rester confidentiels.

Dans un second temps, il va être nécessaire d’informer le mis en cause et d’interviewer des témoins.  Ceci va obliger à révéler le contenu factuel de l’alerte,il ne faut alors ni révéler l’identité du lanceur d’alerte, ni des témoins. 

Dans un troisième temps, il faut informer le lanceur d’alerte de la solution envisagée.

Pour être certaine de pouvoir respecter le principe de confidentialité de l’identité du lanceur d’alerte, l’entreprise a tout intérêt à s’adjoindre d’un service pour le recueil de l’alerte et les échanges avec le lanceur d’alerte. 

Le service ALERTCYS permet au lanceur d’alerte de déposer sa demande en ligne. Si la demande paraît fondée à l’huissier de justice médiateur, il transmet celle-ci au référent désigné par l’entreprise en garantissant totalement l’anonymat du lanceur d’alerte. Seuls les éléments ne permettant pas d’identifier le lanceur d’alerte seront transmis. Le respect de la confidentialité n’incombe plus à l’entreprise mais au service.

Ce dispositif permet donc à l’entreprise de remplir son obligation et de s’assurer que le respect de la confidentialité sera respecté à toutes les étapes du processus.