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Référent du dispositif de signalement : qui peut être désigné?

Les entreprises, privées comme publiques, sont tenues de mettre en place une procédure pour recueillir les signalements émis par les lanceurs d’alerte. À cet égard, elles doivent désigner un référent couramment désigné sous le nom de « référent alerte ». Cette obligation découle de la loi Sapin 2, avec la loi Waserman, qui a fait son entrée dans le monde du travail, protégeant les lanceurs d’alerte, quel que soit le délit signalé

Qu’est ce qu’un référent de dispositif de signalement?

Le référent est la personne en charge de recevoir les signalements, les alertes. Ce référent peut être une personne physique ou une entité. Il ne doit pas être obligatoirement présent au sein de l’entreprise, puisque ce rôle peut être confié à un prestataire de services extérieur comme un commissaire de justice (nouveau nom des huissiers de justice) un cabinet d’audit ou d’avocats.

Au sein de l’entreprise, il peut s’agir d’un supérieur hiérarchique, d’une personne des ressources humaines, etc…

Pour pouvoir être désigné en qualité de référent, il faut nécessairement avoir la compétence, l’autorité et des moyens suffisants pour exercer correctement cette mission.

En ce qui concerne la compétence, selon nous, le référent doit avoir des connaissances juridiques suffisantes.

Enfin, pour l’autorité, il doit avoir un accès direct au responsable de l’organisation. Car il va devoir prendre ou coordonner des décisions lourdes de conséquence en particulier sur les investigations à mener et les solutions à apporter.

Les délais de traitement d’une alerte sont  extrêmement courts. Ceci implique un accès simple au dirigeant, le référent ne peut se retrouver dans une chaîne hiérarchique longue.

Pour les moyens suffisants, le référent doit pouvoir mobiliser :

Comment le référent est-il désigné ?

Le processus de désignation d’un référent pour le dispositif de signalement est crucial. Idéalement, cette personne doit être choisie en fonction de sa compétence, de son autorité et des moyens dont elle dispose pour remplir efficacement ses fonctions. La désignation peut se faire en interne, parmi les membres de l’entreprise, tels qu’un supérieur hiérarchique ou un responsable des ressources humaines, ou être confiée à un prestataire externe, médiateur, cabinet d’audit ou d’avocats.

Quel que soit le choix, l’accès direct au référent est essentiel pour informer sans délai l’auteur du signalement de son alerte, des délais nécessaires à l’examen de la recevabilité et des modalités, étant donné la nature souvent urgente des situations à traiter.

Quel est le rôle du référent éthique ?

Le référent alerte éthique joue un rôle central dans le dispositif de signalement en étant chargé de recevoir, d’analyser et de traiter les alertes.

Sa responsabilité principale est de garantir la confidentialité et l’impartialité du processus, tout en assurant que les mesures appropriées sont prises pour résoudre les problèmes identifiés.

Il doit posséder des compétences juridiques suffisantes pour évaluer la gravité des situations et prendre des décisions éclairées. De plus, le référent éthique doit être accessible et réactif, capable de coordonner rapidement les actions nécessaires pour protéger les lanceurs d’alerte et prévenir toute forme de représailles.

Les défis liés à la désignation du référent

La désignation du référent du dispositif de signalement peut poser plusieurs défis aux entreprises. Tout d’abord, il est nécessaire de trouver une personne disposant des compétences juridiques et éthiques nécessaires pour remplir cette fonction de manière efficace. Ensuite, il est important que le référent bénéficie d’une autorité suffisante au sein de l’organisation pour coordonner les actions nécessaires en réponse aux alertes reçues.

De plus, le référent doit disposer des ressources adéquates pour mener à bien ses missions, notamment en termes de moyens techniques, humains, voir financiers. Enfin, il est essentiel que le référent soit accessible et réactif afin de traiter rapidement les alertes et de prévenir toute forme de représailles à l’encontre des lanceurs d’alerte.

Les bonnes pratiques pour la désignation du référent.

Pour garantir une désignation efficace du référent, il est recommandé aux entreprises de suivre certaines bonnes pratiques.

Tout d’abord, il est important d’impliquer les différentes parties prenantes de l’entreprise dans le processus de désignation, afin de garantir une représentation équilibrée et une adhésion maximale au dispositif de signalement.

Ensuite, il est recommandé de mettre en place un processus de sélection rigoureux pour choisir le référent, en évaluant notamment ses compétences, son expérience et son intégrité. Il peut également être utile de prévoir une formation spécifique pour le référent afin de lui fournir les connaissances et les outils nécessaires pour remplir ses fonctions de manière efficace.


Enfin, il est essentiel de mettre en place un mécanisme de suivi et d’évaluation pour évaluer régulièrement la performance du référent et identifier d’éventuels besoins en matière de formation ou de soutien supplémentaire.

Un ou plusieurs référents pour votre dispositif de signalement ?

 Il est toujours opportun de désigner au moins deux personnes pour les raisons suivantes :

D’un point de vue pratique, il arrive qu’une entreprise désigne plusieurs référents avec des répartitions géographiques ou des répartitions fonctionnelles. 

Par exemple, dans un groupe, un référent peut s’occuper des alertes internes, un autre référent peut s’occuper des alertes externes.

Dans tous les cas, si un tel choix est fait, il faut conserver une procédure unique pour déposer les alertes pour une facilité d’usage par les éventuels lanceurs d’alerte. Pour le lanceur d’alerte, le dépôt de l’alerte doit être simple.

Désigner une entité comme référent de votre dispositif de signalement ?

Il y a parfois la tentation de désigner le comité éthique comme référent. De notre point de vue, il y a une précision à apporter, le référent est la personne en charge de recueillir les alertes et non de traiter l’alerte.

Nous jugeons préférable de désigner une personne physique car cela permet de mieux garantir la confidentialité. En effet, avec un comité, la probabilité que l’alerte mette en cause un membre du comité éthique augmente.

En revanche, une entité comme le comité éthique peut se charger du traitement. Mais il conviendra alors de prévoir une procédure particulière dans le cas où l’alerte concernerait un des membres. Par exemple, sa mise à l’écart du traitement à titre exceptionnel ou la mise en œuvre de dispositifs particuliers visant à limiter le risque de perturbation du traitement.

C’est pour cela qu’il est important de prévoir l’organisation à mettre en place pour traiter une alerte et en particulier les investigations à mener, la solution à apporter et l’information à donner au lanceur d’alerte.

Les fonctionnalités du dispositif Alertcys.io pour le référent.

Alertcys est un dispositif d’alerte professionnel conçu pour simplifier le travail des référents au sein des entreprises. Le dispositif comprend un service de surveillance active du dispositif, assurée par un médiateur d’Alertcys, afin de garantir que le référent traite les alertes dans les délais impartis. Étant donné que les alertes sont rares, il est essentiel que le référent puisse être rappelé en cas d’oubli ou d’absence, et qu’il reçoive une assistance pour s’assurer que le processus de traitement se déroule en conformité avec les multiples exigences réglementaires, assurant ainsi la conformité et la sécurité de l’entreprise.

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