Référent du dispositif de signalement : qui peut être désigné?

Les entreprises ayant l’obligation de mettre en place un dispositif d’alerte ont l’obligation de désigner un référent du dispositif de signalement.

Qu’est ce qu’un référent de dispositif de signalement?

Le référent est la personne en charge de recevoir les signalements, les alertes.

Ce référent peut être une personne physique ou une entité.

Il ne doit pas être obligatoirement présent au sein de l’entreprise, puisque ce rôle peut être confié à un prestataire de services extérieur comme un cabinet d’audit ou d’avocats ou un huissier de justice. 

Au sein de l’entreprise, il peut s’agir d’un supérieur hiérarchique, d’une personne des ressources humaines, etc…

Pour pouvoir être désigné en qualité de référent, il faut nécessairement avoir la compétence, l’autorité et des moyens suffisants pour exercer correctement cette mission. 

En ce qui concerne la compétence, selon nous, le référent doit avoir des connaissances juridiques suffisantes. 

Enfin, pour l’autorité, il doit avoir un accès direct au responsable de l’organisation. Car il va devoir prendre ou coordonner des décisions lourdes de conséquence en particulier sur les investigations à mener et les solutions à apporter.

Les délais de traitement d’une alerte sont  extrêmement courts. Ceci implique un accès simple au dirigeant, le référent ne peut se retrouver dans une chaîne hiérarchique longue.

Pour les moyens suffisants, le référent doit pouvoir mobiliser :

• Les moyens nécessaires aux investigations ;
• Les moyens nécessaires en conseil juridique si cela s’avère nécessaire.

Un ou plusieurs référents pour votre dispositif de signalement ?

 Il est toujours opportun de désigner au moins deux personnes pour les raisons suivantes :

• Au cas où l’alerte concernerait le référent (cela peut toujours arriver) ;
• Pour la gestion des vacances (c’est là qu’une alerte est la plus probable).

D’un point de vue pratique, il arrive qu’une entreprise désigne plusieurs référents avec des répartitions géographiques ou des répartitions fonctionnelles. 

Par exemple, dans un groupe, un référent peut s’occuper des alertes internes, un autre référent peut s’occuper des alertes externes.

Dans tous les cas, si un tel choix est fait, il faut conserver une procédure unique pour déposer les alertes pour une facilité d’usage par les éventuels lanceurs d’alerte. Pour le lanceur d’alerte, le dépôt de l’alerte doit être simple.

Désigner une entité comme référent de votre dispositif de signalement ?

Il y a parfois la tentation de désigner le comité éthique comme référent. De notre point de vue, il y a une précision à apporter, le référent est la personne en charge de recueillir les alertes et non de traiter l’alerte.

Nous jugeons préférable de désigner une personne physique car cela permet de mieux garantir la confidentialité. En effet, avec un comité, la probabilité que l’alerte mette en cause un membre du comité éthique augmente.

En revanche, une entité comme le comité éthique peut se charger du traitement. Mais il conviendra alors de prévoir une procédure particulière dans le cas où l’alerte concernerait un des membres. Par exemple, sa mise à l’écart du traitement à titre exceptionnel ou la mise en oeuvre de dispositifs particuliers visant à limiter le risque de perturbation du traitement.

C’est pour cela qu’il est important de prévoir l’organisation à mettre en place pour traiter une alerte et en particulier les investigations à mener, la solution à apporter et l’information à donner au lanceur d’alerte.

Le dispositif Alertcys.io permet au référent :

• D’être saisi et d’échanger de manière confidentielle et anonyme avec le lanceur d’alerte ;
• Centraliser le traitement des alertes ;
• Conserver un point d’entrée unique malgré la multiplicité des référents, le médiateur prendra à sa charge l’orientation de l’alerte ; 
• Bénéficier de l’accompagnement d’un médiateur.