Signalement des collaborateurs extérieurs

La procédure d’alerte Sapin 2 est un dispositif juridique qui permet aux collaborateurs d’une entreprise de signaler de manière confidentielle des faits délictueux ou des manquements à des règles légales ou éthiques. Le signalement des collaborateurs extérieurs est prévu.

Cette procédure a été instaurée par la loi Sapin 2 et renforcée par la loi Waserman, visant à améliorer la protection des lanceurs d’alerte et son décret d’application n° 2022-1284 du 3 octobre 2022.

Elle est applicable à toutes les entreprises de plus de 50 salariés, ainsi qu’aux entités publiques.

La Procédure d’Alerte Sapin 2 et les Collaborateurs Extérieurs

> Définition des Collaborateurs Extérieurs

Les collaborateurs concernés par cette procédure sont les salariés de l’entreprise, mais également les collaborateurs extérieurs (Loi 2016-1691 art. 8, I-A modifié). 

Le collaborateur extérieur peut être entendu comme une personne bien qu’employé par une autre entité que celle auprès ou pour le compte de laquelle il exerce ses fonctions, qui dispose d’une connaissance approfondie du fonctionnement de cette dernière. Est considéré comme un collaborateur extérieur :  le consultant, le sous-traitant, le fournisseur ou encore l’intérimaire.

> Le Rôle Essentiel des Collaborateurs Extérieurs

Les collaborateurs extérieurs peuvent être témoins ou victimes de situations à risques pour l’entreprise (fraude, corruption, vol, harcèlement, pollution, etc.). Leur position décentralisée et leurs relations avec diverses parties prenantes apportent un regard unique que les collaborateurs internes et le siège de l’entreprise ne possèdent pas.

Ce regard extérieur, plus terrain, est une valeur ajoutée forte en termes de prévention et de gestion des risques. Il est primordial pour l’entreprise de valoriser ce profil de collaborateurs.

La procédure d’alerte Sapin 2 impose à l’entreprise de mettre en place un dispositif de recueil des alertes, qui doit garantir l’anonymat et la confidentialité de l’alerte. Mais aussi, protéger le lanceur contre toute forme de représailles ou de sanction.

> Référent pour la Réception des Alertes

L’entreprise doit désigner un référent chargé de recevoir les signalements des collaborateurs extérieurs. Cette personne doit être indépendante et formée à la gestion des alertes. Alertcys peut vous accompagner dans la formation et l’accompagnement de vos référents.

Mise en Place de la Procédure d’Alerte pour les Collaborateurs Extérieurs

> Dispositif de Recueil des Alertes pour les signalement des collaborateurs extérieurs.

Concernant les signalements des collaborateurs extérieurs, la loi Sapin 2 ne prévoit pas de mesures spécifiques.

Toutefois, l’entreprise peut prévoir dans son dispositif des modalités adaptées pour les collaborateurs extérieurs.

Par exemple, l’entreprise peut mettre en place une plateforme en ligne accessible aux collaborateurs extérieurs, ou leur fournir un numéro de téléphone dédié.

Bémol sur la multiplicité des dispositifs. Pour être efficaces, ils doivent être supervisés en permanence.

Il est recommandé de proposer un dispositif unique pour l’ensemble de ses collaborateurs. Beaucoup plus lisible pour les collaborateurs. Et plus simple à gérer pour l’entité.

> La communication envers les Collaborateurs extérieurs

Au même titre que les collaborateurs internes, l’entreprise doit informer ses collaborateurs extérieurs de l’existence du processus de signalement des collaborateurs extérieurs.

Alertcys aide ses clients à communiquer avec leurs collaborateurs externes sur leur dispositif de signalement. Voici quelques recommandations :

• Envoyez un e-mail à tous les collaborateurs externes pour annoncer le canal de signalement. Incluez-y des liens vers des ressources supplémentaires, des instructions détaillées, et encouragez-les à poser des questions s’ils en ont.
• Présentez le canal de signalement lors de vos réunions et formations régulières avec les collaborateurs externes. Expliquer son importance, son fonctionnement et son utilité pour le collectif.
• Utilisez des canaux en ligne (site web, intranet, ou réseaux sociaux d’entreprise) pour partager documents et vidéos d’information sur votre dispositif. Assurez-vous que ces informations soient facilement accessibles.
• Affichez des informations sur le canal de signalement dans vos locaux fréquentés par les collaborateurs externes (affiches, dépliants).
• Organisez des sessions d’explication pour le processus de signalement, en personne ou en ligne si possible.
• Soulignez les avantages et l’importance de la confidentialité pour protéger les lanceurs d’alerte. Expliquez les avantages d’un tel canal, comme la possibilité de signaler des problèmes sans crainte de représailles.
• Rappelez fréquemment le canal de signalement dans vos communications internes, notamment via newsletters, réunions et mises à jour périodiques.
• L’objectif est de sensibiliser, informer et renforcer la confiance de vos collaborateurs externes dans l’utilisation du canal de signalement.

Rappel sur la protection du lanceur d’alerte

La loi Sapin 2 impose également à l’entreprise de garantir la protection des collaborateurs ayant signalé des faits. Par conséquent, l’entreprise ne peut prendre de mesures de représailles ou de sanctions à l’encontre de ces collaborateurs. De plus, elle doit les informer des suites données à leur signalement.

La procédure d’alerte Sapin 2 est un outil essentiel pour lutter contre la fraude, la corruption et finalement toutes les pratiques illégales ou à risques pour l’entreprise. Les collaborateurs extérieurs peuvent détecter des situations qui ne sont pas visibles par l’entreprise. En effet, ils jouent un rôle important dans la remontée d’informations, et l’entreprise doit donc prévoir des modalités adaptées pour faciliter la transmission des signalements.

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Livres blancs

• Livre blanc : Mise en conformité des lois Sapin 2 et Waserman
• Livre blanc : Canal de signalement par email, pourquoi c’est une fausse bonne idée ?

Outils et ressources

• Loi n° 2016-1691 du 9 décembre 2016, dite Loi Sapin 2 relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique,
• LOI n° 2022-401 du 21 mars 2022 visant à améliorer la protection des lanceurs d’alerte,
• Décret n°2022-1284 du 3 octobre 2022 relatif aux procédures de recueil et de traitement des signalements émis par les lanceurs d’alerte et fixant la liste des autorités externes instituées par la loi n° 2022-401 du 21 mars 2022 visant à améliorer la protection des lanceurs d’alerte,

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A propos de Alertcys

Alertcys un service français de lanceur d’alerte qui permet de protéger les entités contre les risques financiers, sociaux et réputationnels.

Opérationnel depuis 2018 notre mission est toujours la même : Faciliter la mise en conformité des organisations publiques et privées avec des solutions sécurisées et abordables où l’accompagnement humain est central.

Nous avons fondé alertcys.io sur un constat : Il y a toujours un témoin d’un phénomène naissant, potentiellement dommageable aux personnes et à l’entité. Chez Alertcys, nous croyons que l’entité doit accompagner le témoin et garantir son anonymat, dans son propre intérêt.