Évaluation de l’intégrité des tiers et conformité Sapin 2 : comment procéder ?

L’Agence Française Anticorruption (AFA) est un organisme d’information et de contrôle créé par la loi Sapin II. Elle a publié ses dernières recommandations le 12 janvier 2021. Parmi elles figure l’évaluation de l’intégrité des tiers. L’obligation de mettre en place un dispositif de recueil de signalement en fait aussi partie.

Pour rappel, l’AFA se charge notamment d’élaborer des recommandations destinées à aider les personnes morales de droit public et de droit privé à prévenir et à détecter les faits de corruption, de trafic d’influence, de concussion, de prise illégale d’intérêt, de détournement de fonds publics et de favoritisme (article 3 2^e de la loi n° du 2016-1691 du 9 décembre 2016).

Qu’est-ce qu’une évaluation de l’intégrité des tiers ?

L’entreprise se doit d’être vigilante sur l’intégrité des tiers avec lesquels elle est entrée ou envisage d’entrer en relation afin de s’assurer qu’ils ne présentent pas de risques de corruption pouvant venir ternir sa réputation voir même engager sa responsabilité.

Cette évaluation peut avoir lieu avant l’entrée en relation de même qu’en cours de relation si le niveau de risque du tiers est susceptible d’avoir évolué. Pour réaliser cette évaluation, l’entreprise recueille des informations par différents moyens : allant de la simple recherche à une enquête approfondie en fonction du niveau de risque que présente le tiers.

Au final, cette évaluation va lui permettre de : 

• Juger de l’opportunité d’entrer en relation avec un tiers
• De poursuivre une relation déjà en cours ou d’y mettre fin 

Qui sont les tiers concernés ?

L’AFA dresse la liste suivante.

Il peut s’agir : de clients, de fournisseurs et prestataires, d’intermédiaires, de sous-traitants, de titulaires de marchés publics, de concessionnaires, de délégataires, de bénéficiaires de subventions, de cibles d’acquisitions, d’usagers, de partenaires, etc., C’est-à-dire avec toute personne physique ou morale avec laquelle elle est en relation et qui peut l’exposer à des risques potentiels d’atteintes à la probité.

A qui incombe la mise en place de cette évaluation ?

L’évaluation de l’intégrité des tiers incombe aux entreprises ayant plus de 500 salariés et dont le chiffre d’affaires dépasse 100 millions d’euros.

Qui est en charge de réaliser l’évaluation de l’intégrité des tiers?

Trois acteurs réalisent l’évaluation, à trois niveaux différents : 

• La personne en charge des évaluations au sein de l’entreprise collecte les informations et documents utiles pour assurer l’évaluation. Elle émet ainsi une première appréciation qui vaudra décision si l’on juge le risque peu élevé.
• Le responsable de la conformité apporte son expertise et ses conseils à la personne en charge des évaluations. Il l’accompagne dans l’appréciation des situations présentant le plus de risques mais également dans les prises de décision.
• Au troisième niveau : l’instance dirigeante décide des suites à donner aux cas présentant le plus de risques.

Comment mener les évaluations d’intégrité des tiers ?

La cartographie des risques élaborée par l’entreprise va lui permettre de déterminer quels sont les tiers présentant les risques les plus élevés.

Pour cela, l’entreprise doit notamment : 

• Identifier le tiers. Selon l’AFA, recenser les données suivantes :
  • nom,
  • raison ou dénomination sociale,
  • sa forme juridique,
  • sa date de création,
  • ses effectifs,
  • son chiffre d’affaires,
  • son capital,
  • son/ses secteur(s) d’activité,
  • ses domaines de compétence
  • son implantation géographique.

• Identifier également les noms, prénoms des principaux actionnaires, ainsi que des bénéficiaires effectifs.

• Rechercher si les dirigeants ou principaux actionnaires n’ont pas fait l’objet d’une condamnation pour atteintes à la probité.

• Vérifier que le tiers dispose des compétences nécessaires pour l’accomplissement de sa mission. Ceci en particulier s’il s’agit d’un intermédiaire ou d’un dirigeant.

• Vérifier que le tiers a mis en place un dispositif conformité anticorruption.

Quelles décisions au terme de l’évaluation ?

La relation peut être approuvée avec ou sans mesures de vigilance renforcée. Au contraire, l’évaluation amène à décider de mettre un terme à la relation ou de ne pas l’engager. Enfin, troisième position possible : décider de reporter la prise de décision.

En cas d’approbation de la relation, il faut reconduire périodiquement le processus d’évaluation. On conseille d’indiquer une date de renouvellement de l’évaluation dans le contrat. Cela permet au tiers de savoir qu’il sera ré-évalué. L’entreprise pourra de son côté s’assurer que le tiers a respecté ses engagements anti-corruption.

Comment répondre à vos obligations d’identification et d’évaluation des tiers ?

Des outils permettent de simplifier et fiabiliser ses démarches d’évaluation des tiers.

Parmi eux, Infolegale propose un solution cloud opposable aux régulateurs (AFA, ACPR et Tracfin). La Solution Conformité Infolegale est simple d’utilisation pour l’ensemble des parties prenantes tout en optimisant leurs processus internes. Entièrement personnalisable, elle s’adapte aux contraintes organisationnelles et à la cartographie des risques de corruption de chaque entité.