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Comment communiquer sur le dispositif de lancement d’alerte auprès des collaborateurs de votre entreprise ?

Les entreprises qui ont l’obligation de mettre en place un dispositif d’alerte interne ont également l’obligation de communiquer sur ce dispositif d’alerte afin de le rendre accessible à l’ensemble des collaborateurs. Comment communiquer sur le dispositif de lancement d’alerte? Le point sur les cibles et les moyens de votre communication, après un bref rappel des garanties du dispositif d’alerte mis en place.

Mise à disposition d’un dispositif de signalement interne

Le salarié a à tout moment accès à un dispositif de signalement interne lui permettant de signaler tout comportement ou action contraire à la loi ou au règlement ou à la charte éthique de l’entité. S’il est de bonne foi, ce dispositif garantit sa protection, en effet, son anonymat est garanti et il dispose d’une protection à l’encontre de toute mesure disciplinaire qui serait prise en raison de son signalement.

À qui doit-on communiquer les modalités de dépôt d’une alerte ?

Les modalités de dépôt d’une alerte doivent être communiquées à toute personne intervenant dans le cadre de l’activité de l’organisation et pouvant avoir connaissance de pratiques motivant le dépôt d’une alerte. Ainsi le dispositif doit non seulement être communiqué aux salariés liés à l’organisation par un contrat de travail, mais aussi à toute personne entretenant des relations avec l’organisation dans le cadre de son activité (Cadre, Associé, Bénévole, Fournisseur, Client, Sous-traitant…).

Comment communiquer les modalités de dépôt d’une alerte de manière efficace ?

Il existe trois modalités de communication :

  • L’approche contractuelle ;
  • L’information/la formation ;
  • La communication.

Pour l’approche contractuelle

Insérer dans le contrat de travail d’un salarié une clause relative au dispositif interne mis en place.

Exemple de clause : 

“Mise à disposition d’un dispositif de signalement interne 

Le salarié a à tout moment accès à un dispositif de signalement interne lui permettant de signaler tout comportement ou action contraire à la loi, au règlement ou à notre charte éthique. Ce dispositif peut en particulier être utilisé pour alerter l’entité de faits de corruption, de harcèlement, ou pour informer des mêmes faits commis par un sous-traitant ou fournisseur.

S’il est de bonne foi, ce dispositif garantit sa protection : son anonymat est garanti et il dispose d’une protection à l’encontre de toute mesure disciplinaire qui serait prise en raison de son signalement.
Le salarié peut procéder au signalement en déposant son alerte sur le site alertcys.io”

Insérer dans le contrat d’un sous-traitant/fournisseur une clause d’obligation d’information de ses employés amenés à travailler pour l’organisation.

Exemple de clause : 

“Obligation d’information de la mise à disposition d’un dispositif de signalement interne 

Le cocontractant s’engage à informer par tout moyen approprié ses employés venant à travailler pour l’organisation dans le cadre de son activité de sous-traitant/fournisseur de leur accès, dans le cadre de la réalisation de leur mission pour l’organisation, à un dispositif d’alerte interne. Cette information comporte non seulement le but de ce dispositif d’alerte interne, mais aussi ses modalités de mise en oeuvre et les garanties apportées à l’employé, tel que la garantie de son anonymat et le bénéfice d’une protection à l’égard des sanctions disciplinaires qui viendraient à être prise suite à ce signalement.”

Insérer dans la charte éthique une mention précisant le moyen de déposer une alerte.

Exemple de mention :

“Mise à disposition d’un dispositif de signalement interne 

L’organisation met à la disposition de tous ses intervenants un dispositif de signalement interne lui permettant de signaler tout comportement ou action contraire à la loi ou au règlement ou à cette charte éthique. L’ensemble des salariés ayant signé leur contrat de travail postérieurement à la mise en œuvre de ce dispositif est informé de l’existence par une clause de leur contrat de travail. Les autres acteurs de l’organisation ont été informés de la mise en place de ce dispositif par l’envoi d’un courrier électronique à leur adresses mail professionnel ou par l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception. Dans le cadre de ce dispositif, le lanceur d’alerte de bonne foi est protégé comme le prévoit la loi n°2016-1691 du 9 décembre 2016 relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique en tous points, par exemple son anonymat est garanti et il dispose d’une protection à l’encontre de toute mesure disciplinaire qui serait prise en raison de son signalement.
Le salarié peut procéder au signalement en déposant son alerte sur alertcys.io”

Pour la formation, l’information :

  • Utiliser les réunions d’information des employés pour leur rappeler la mise en place du dispositif en quelques mots ;
  • Lors de la mise en place d’un nouveau référent ou lors de sa présentation : rappeler ses modalités de saisine ; 
  • Faire deux formations par an : pour informer les nouveaux arrivés et les personnes ayant besoin d’un rappel sur les modalités d’usage du dispositif d’alerte interne.

Pour la communication :

Dans le cadre de campagne de communication au sein de l’entreprise de lutte contre des phénomènes (harcèlement sexuel, moral, lutte contre la corruption), préciser sur les messages d’information qu’en cas de constatation d’actes contraires à l’engagement de l’entreprise le dispositif d’alerte peut être utilisé.

Il est préférable de faire une campagne sur un thème particulier puis au sein de cette campagne préciser le dispositif d’alerte plutôt que de communiquer directement sur le dispositif d’alerte.