Procédures de signalement des lanceurs d’alerte : conformité et meilleures pratiques.

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La conformité aux exigences de la loi Sapin 2 passe par la mise en place d’ un canal de signalement Sapin 2 adaptés pour les lanceurs d’alerte. Mais quels sont les dispositifs réellement conformes et efficaces pour garantir une gestion des signalements en toute sécurité et confidentialité ?

Découvrez dans cet article les critères essentiels pour choisir un canal de signalement conforme à la loi Sapin 2, ainsi que leurs avantages et limites.

Pourquoi une procédure conforme est essentielle ?

Les entités de droit public, de droit privé et les administrations de l’État ont l’obligation légale de mettre en place des procédures internes pour recueillir les signalements des lanceurs d’alerte. Cette exigence découle de la loi Sapin II, de la loi Waserman et du décret relatif aux procédures de recueil des signalements.

Mais pourquoi cette conformité est-elle cruciale ?

• Risque juridique : Une procédure non conforme expose votre organisation à des sanctions.
• Perte de confiance : Une mauvaise gestion des signalements peut décourager les lanceurs d’alerte et nuire à votre réputation.
• Protection renforcée : Une procédure adaptée garantit une meilleure gestion des risques internes.

Les trois critères clés pour une procédure conforme.

Pour répondre aux exigences légales, une procédure de recueil des signalements doit reposer sur trois piliers fondamentaux :

1. Confidentialité

• Protéger l’identité du lanceur d’alerte.
• Garantir la confidentialité des faits signalés.
• Préserver la discrétion concernant les personnes visées.

2. Accessibilité

• Communiquer clairement l’existence de la procédure à tous les collaborateurs.
• Mettre en place des dispositifs accessibles en permanence.

3. Sécurité

• Assurer la protection des données transmises au référent.
• Garantir la confidentialité des échanges entre le lanceur d’alerte et le référent.

Un dispositif respectant ces trois critères inspire confiance aux collaborateurs et renforce l’efficacité de votre organisation.

Analyse des canaux de signalement.

1. L’email : une simplicité trompeuse

Un canal fréquemment utilisé, mais qui présente des risques significatifs.

• Avantages :
  • Faible coût.
  • Facilité d’installation et d’accès.
• Inconvénients :
  • Confidentialité non garantie (risque d’interception ou de transfert).
  • Absence de traçabilité sécurisée.
  • Messages pouvant se perdre dans les spams.
• Conformité aux réglementations : non
• Sécurité : faible
• Confidentialité : faible
• Niveau de confiance : Très faible

2. La voie postale : le classique sécurisé

Une méthode formelle adaptée pour garantir la confidentialité avec des pratiques comme la double enveloppe.

• Avantages :
  • Accessible aux personnes en rupture numérique.
  • Confidentialité renforcée si les bonnes pratiques sont respectées.
• Inconvénients :
  • Lent et peu adapté aux signalements urgents.
  • Complexité de suivi et de gestion.
• Conformité aux réglementations : Oui
• Sécurité : Moyen
• Confidentialité : Moyen
• Niveau de confiance : Moyen.

3. L’appel téléphonique : direct mais délicat

Un numéro dédié permet une interaction directe entre le lanceur d’alerte et le référent.

• Avantages :
  • Communication humaine directe, adaptée aux personnes peu à l’aise avec les outils numériques.
• Inconvénients :
  • Traçabilité limitée en l’absence d’enregistrement.
  • Complexité à assurer la disponibilité constante du référent.
• Conformité aux réglementations : Oui
• Sécurité : Bon
• Confidentialité : Bon
• Niveau de confiance : Moyen.

4. La rencontre physique : l’échange immédiat

Une rencontre en personne avec un référent ou un service RH permet de détailler les faits directement.

• Avantages :
  • Pas de coût supplémentaire.
  • Communication approfondie.
• Inconvénients :
  • Intimidant pour certains lanceurs d’alerte.
  • Risque de négligence dans la gestion des notes.
• Conformité aux réglementations : Oui
• Sécurité : Bon
• Confidentialité : Bon
• Niveau de confiance : Bon.

5. La plateforme dédiée : Pour une gestion centralisée

Un service spécialisé pour gérer les signalements de manière confidentielle, traçable et parfois anonyme.

• Avantages :
  • Sécurisation des données et respect des normes de confidentialité.
  • Possibilité d’anonymat.
  • Traçabilité et suivi centralisé des alertes.
• Inconvénients :
  • Nécessité du développement et une infrastructure spécifique coûteuse en cas de développement de solution interne.
• Conformité aux réglementations : Oui
• Sécurité : élevé
• Confidentialité : moyen

6. Le service externalisé dédié : la solution idéale

Un service externalisé dédié est la solution idéale pour garantir l’anonymat des lanceurs d’alerte et renforcer leur confiance dans le dispositif mis en place par l’entreprise.

• Avantages :
  • Anonymat du lanceur d’alerte
  • Veille 24/24 7/7 du dispositif d’alerte
  • Tri des alertes calomnieuses
• Inconvénients :
  • Un tiers est informé de vos alertes, il doit être soumis au secret professionnel
• Conformité aux réglementations : Oui
• Sécurité : élevé
• Confidentialité : élevé
• Niveau de confiance : élevé

Quelle est la bonne procédure ?

Il n’existe pas de procédure unique ou idéale pour recueillir les signalements des lanceurs d’alerte. Chaque organisation doit adapter ses dispositifs en fonction de sa structure. La meilleure approche consiste à avoir deux  canaux de signalement : un canal électronique, un canal physique

Pourquoi ? Parce que chaque lanceur d’alerte a des préférences et des contraintes qui influencent le choix du canal :

• Les profils technophiles privilégieront des outils numériques, comme les plateformes dédiées, qui garantissent à la fois l’anonymat et la traçabilité.
• Les collaborateurs en rupture numérique ou ceux peu familiers avec les outils modernes se sentiront plus à l’aise avec des canaux traditionnels, comme la voie postale ou une rencontre en personne.
• Les situations urgentes ou complexes nécessitent parfois une interaction directe, comme un appel téléphonique ou une discussion avec un référent.

En ayant deux canaux, vous vous assurez que chaque lanceur d’alerte trouve une méthode adaptée à sa situation. Cela démontre également l’engagement de votre organisation à favoriser un climat de confiance.La clé réside dans une complémentarité des dispositifs, tout en veillant à ce qu’ils répondent aux critères fondamentaux de confidentialité, accessibilité et sécurité.

Procédure de recueil et de traitement des signalements.

Sécurisé, facile d’accès et conforme, le dispositif Alertcys est un canal de signalement multimodal. Il permet de déposer une alerte depuis un ordinateur, un smartphone, par voie postale ou par téléphone. Quel que soit le canal utilisé par le lanceur d’alerte, l’ensemble des signalements est centralisé sur la plateforme.

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Êtes-vous prêt à garantir une procédure conforme ?

Une procédure de signalement conforme est indispensable pour protéger les lanceurs d’alerte et respecter les exigences légales. Si vous avez un doute sur vos dispositifs, il est temps d’agir. Besoin d’un audit ou de conseils ? Contactez nos experts pour analyser gratuitement vos dispositifs et garantir leur conformité.

Outils et ressources

• Décret 2022-1284 relatif aux procédures de recueil et de traitement des signalements

Livres blancs et Guide pratique

• Guide pratique : Comment mener une enquête interne
• Livre blanc : Procédure lanceur d’alerte, mise en conformité des lois Sapin 2 et Waserman
• Livre blanc : Canal de signalement par email, pourquoi c’est une fausse bonne idée ?