Il était attendu, le décret n° 2022-1284 du 3 octobre 2022 relatif à la loi Waserman est paru au Journal Officiel le 4 octobre 2022.

Ce nouveau décret vient préciser les modalités de la procédure de recueil des signalements. Il dresse aussi la liste des autorités externes compétentes et précise les modalités de la procédure qu’elles doivent mettre en place.

Dans cet article nous vous faisons part des évolutions réglementaires et la façon dont Alertcys.io permet aux entités de faciliter leur mise en conformité sur le sujet.

Alertcys.io facilite la mise en œuvre de ce nouveau décret dans votre entité.

Temps de lecture : 3 min.

Au sommaire de cet article :

#1 La procédure interne de recueil et de traitement des signalements,

#2 De la précision sur les qualités requises pour traiter le signalement,

#3 Renforcer l’intégrité et la confidentialité des informations,

#4 Le traitement d’un signalement effectué à l’oral,

#5 La possibilité d’externaliser la réception des signalements,

#6 Les modalités de diffusion de la procédure,

#7 La procédure par les autorités externes,

#1 La procédure interne de recueil et de traitement des signalements.

Le décret prévoit des informations précises à indiquer dans la procédure interne. Cette procédure interne est constituée de notre processus de gestion des alertes que nous vous transmettons dès signature du contrat et qui est toujours disponible sur le site Alertcys.io. Ce processus de gestion des alertes contient toutes les informations nécessaires.

Le processus de gestion des alertes prévoit les éléments suivants :

• Le décret prévoit que la procédure interne doit préciser le canal de réception des alertes. Chez Alertcys.io, le canal de réception est un canal écrit. Soit sur le site Alertcys.io soit par courrier.

• Le canal doit permettre de transmettre tout élément : le lanceur d’alerte peut transmettre des éléments sur la plateforme ou alors nous les envoyer par courrier.

• Pour la vérification des conditions prévues, le processus de gestion prévoit que ceci est fait par le service Alertcys.io sous le contrôle du commissaire de justice médiateur.

• En cas de rejet, la procédure interne d’Alertcys prévoit que nous vous informions le lanceur d’alerte des raisons pour lesquelles le signalement ne respecte pas les conditions prévues.

• Et dans un délai maximum de trois mois, l’établissement doit informer par écrit le lanceur d’alerte des mesures envisagées ou prises pour évaluer l’exactitude des allégations et, le cas échéant, remédier à l’objet du signalement ainsi que sur les motifs de ces dernières. Le médiateur qui accompagne le référent va permettre de garantir que ce délai et les modalités d’informations sont respectées.

#2 De la précision sur les qualités requises pour traiter le signalement :

Le décret prévoit que la procédure doit indiquer les personnes ou services qui auront qualités pour recueillir et traiter les signalements. Les préposés au traitement doivent avoir la compétence, l’autorité, les moyens et le pouvoir de garantir l’exercice impartial de leur mission. Le médiateur commissaire de justice qui intervient dans le processus apporte une garantie de l’impartialité du traitement des signalements. Sans l’intervention d’un tiers impartial, compétent et externe à l’entreprise, la garantie d’impartialité est complexe à obtenir, en particulier pour les cas les plus sensibles au sein de l’entreprise.

#3 Garantir l’intégrité et la confidentialité des informations

La procédure doit garantir l’intégrité et la confidentialité des informations. Comment renforcer cet aspect ? Chez Alertcys.io, un médiateur intervient dans le processus, le service est externalisé et hébergé en France. L’intervention du médiateur permet :

• Tout d’abord, garantir la confidentialité de l’alerte,

• Mais aussi de s’assurer que l’identité de l’auteur, des personnes visées et celle des tiers mentionnés dans l’alerte sont confidentielles et intègres,

#4 Le traitement d’un signalement effectué à l’oral

Le décret précise les modalités de traitement dans le cas d’un signalement oral. Le processus proposé par Alertcys.io permet un échange téléphonique avec le lanceur d’alerte en amont du dépôt. En revanche, il n’est pas possible de traiter le signalement à l’oral pour des raisons de confidentialité et de traçabilité.

#5 La possibilité d’externaliser la réception des signalements :

Le décret précise que l’entité peut prévoir que le canal de réception des signalements est géré pour son compte en externe par un tiers. Mais alors ce dernier doit respecter certaines dispositions. Alertcys.io est mis à disposition par une personne morale qui s’applique à garantir et suivre les obligations légales.

#6 Les modalités de diffusion de la procédure :

Le décret précise les modalités de diffusion de la procédure (article 8).

L’entité doit assurer une publicité suffisante et permanente. Par voie de notification, d’affichage ou publication sur son site internet ou par voie électronique. Notez que Alertcys.io vous assiste dans cette communication.

A noter, que l’entité met à disposition des informations claires et facilement accessibles concernant les procédures de signalement externe mentionnées au II de l’article 8 de la loi du 9 décembre 2016 susvisée.

#7 La procédure de recueil et de traitement des signalements par les autorités externes.

Cette évolution est un enjeu majeur pour les entités. Un dispositif rassurant, qui garantit assistance et réponse au signalant, va favoriser l’utilisation du canal interne. Et par conséquence réduire le risque de diffusion vers l’extérieur et la gestion de crise qui en découle.

Désormais, le lanceur d’alerte à le choix entre un signalement interne ou un signalement externe auprès d’une autorité compétente.

La liste des autorités compétentes figure en annexe du décret, les autorités étant classées par domaine.

Le décret prévoit que ces autorités doivent mettre en place une procédure ad hoc (article 10 à 14 du décret). Cette procédure présente de nombreuses similitudes avec la procédure interne.

Le décret est entré en vigueur le 5 octobre 2022, êtes-vous conforme ?

Vous souhaitez vous mettre en conformité sans contrainte ?

Alertcys.io est un dispositif externalisé de recueil et de traitement des signalements. Un service global qui combine outil technique et accompagnement par un médiateur commissaire de justice.

Le service permet :

• Une mise en œuvre rapide et abordable de ce nouveau décret d’application,

• De garantir à vos lanceurs d’alerte : confidentialité, anonymat et accompagnement,

• A vos référents de leur faciliter le traitement et la traçabilité des signalements,